środa, 27 października 2010

TECHNOLOGIA BIUROWA Temat 2: Charakterystyka pracy biurowej.

Temat: Charakterystyka pracy biurowej.

I Biuro jako miejsce wykonywania czynności administracyjno - biurowych
Biuro- odpowiednio przystosowane pomieszczenie przeznaczone do opracowywania informacji niezbędnych do podjęcia decyzji, sporządzania dokumentów i pism, zbierania informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji,
ich rejestrowania, klasyfikowania i przechowywania np. dział planowania, finansowania księgowych, czy obsługi interesantów.

II Czynności administracyjno-biurowe o ich zakres

1. Czynności biurowe są związane z przyjmowaniem informacji z zewnątrz, jej obiegiem wewnątrz biura, przechowywaniem, przetwarzaniem i wysyłaniem jej na zewnątrz.
Typowe czynności administracyjno-biurowe polegają na:
a) liczeniu, pisaniu, rejestrowaniu
b) prowadzeniu i opracowaniu korespondencji
c) sporządzania maszynopisu
d) powielania i kopiowania dokumentów
e) gromadzeniu, klasyfikacji, przechowywaniu dokumentów
f) opracowywaniu materiałów wewnętrznych

2. Czynności administracyjno-biurowe są:
a) powszechne - występują w każdej jednostce organizacyjnej
b) masowe - zbiurokratyzowane życie społeczno-gospodarcze
c) typowe - polegają na obsłudze interesantów, informowaniu, liczeniu, pisaniu itp.
d) powtarzające się - codziennie lub prawie codziennie powtarzają się te same czynności.

3. Praca administracyjno-biurowa pełni rolę pomocniczą w stosunku do działalności produkcyjnej, usługowej, czy handlowej. Natomiast w administracji państwowej i samorządowej prace administracyjno-biurowe stanowią działalność podstawową.

4. W celu prawidłowej realizacji zadań, praca powinna być ciągle usprawniana.
Wyróżnia się dwie podstawowe grupy usprawnień:
a) usprawnienia dotyczące organizacji pracy biurowej
-dostosowanie przepisów regulujących tryb załatwiania spraw
- usprawnianie struktur organizacyjnych jednostek i komórek
- doskonalenie metod pracy biurowej
- zastosowanie doskonalszej organizacji pracy kierowniczej
- zastosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej
- racjonalizowanie gospodarki pomieszczeniami biurowymi
b) usprawnienia dotyczące pracowników
- właściwy dobór pracowników
- podnoszenie kwalifikacji pracowników
-troska o właściwe stosunki międzyludzkie

Usprawnienie pracy administracyjno-biurowej przyczynia się do wzrostu wydajności pracy, zmniejszenia pracochłonności, uproszczenia trybu załatwiania spraw, oszczędności materiałów biurowych oraz sprawiedliwości i kultury obsługi interesantów.

Większość czynności biurowych wykonywana jest przy użyciu nowoczesnych środków technicznych. Zastosowanie tych urządzeń ułatwia wykonywanie czynności biurowych, przyspiesza je, zwiększa precyzję i estetykę prac, umożliwia zastosowanie nowoczesnych rozwiązań techniczno organizacyjnych. Ze względu na zastosowanie środki techniczne dzielimy na:
a) środki techniki korespondencyjnej
b) środki łączności
c) środki liczenia
d) środki do reprografii dokumentów
e) środki do przechowywania dokumentów

Środki techniki korespondencyjnej: obejmują maszyny i urządzenia służące do sporządzania korespondencji biurowej i wykonywania czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem pism. Zaliczmy do nich: komputer, maszyny do pisania, dyktafony oraz urządzenia do frankowania (opłata pobraniowa), składania pism, kopertowania, otwierania kopert, niszczarki dokumentów, gilotyny, obcinarki, bindownice, termo-bindownice (sklejarki), laminarki.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz