TECHNOLOGIA BIUROWA Temat 2: Charakterystyka pracy biurowej.

Temat: Charakterystyka pracy biurowej.

I Biuro jako miejsce wykonywania czynności administracyjno - biurowych

Biuro- odpowiednio przystosowane pomieszczenie przeznaczone do opracowywania informacji niezbędnych do podjęcia decyzji, sporządzania dokumentów i pism, zbierania informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji,

ich rejestrowania, klasyfikowania i przechowywania np. dział planowania, finansowania księgowych, czy obsługi interesantów.

II Czynności administracyjno-biurowe o ich zakres

1. Czynności biurowe są związane z przyjmowaniem informacji z zewnątrz, jej obiegiem wewnątrz biura, przechowywaniem, przetwarzaniem i wysyłaniem jej na zewnątrz.

Typowe czynności administracyjno-biurowe polegają na:

a) liczeniu, pisaniu, rejestrowaniu

b) prowadzeniu i opracowaniu korespondencji

c) sporządzania maszynopisu

d) powielania i kopiowania dokumentów

e) gromadzeniu, klasyfikacji, przechowywaniu dokumentów

f) opracowywaniu materiałów wewnętrznych

2. Czynności administracyjno-biurowe są:

a) powszechne - występują w każdej jednostce organizacyjnej

b) masowe - zbiurokratyzowane życie społeczno-gospodarcze

c) typowe - polegają na obsłudze interesantów, informowaniu, liczeniu, pisaniu itp.

d) powtarzające się - codziennie lub prawie codziennie powtarzają się te same czynności.

3. Praca administracyjno-biurowa pełni rolę pomocniczą w stosunku do działalności produkcyjnej, usługowej, czy handlowej. Natomiast w administracji państwowej i samorządowej prace administracyjno-biurowe stanowią działalność podstawową.

4. W celu prawidłowej realizacji zadań, praca powinna być ciągle usprawniana.

Wyróżnia się dwie podstawowe grupy usprawnień:

a) usprawnienia dotyczące organizacji pracy biurowej

-dostosowanie przepisów regulujących tryb załatwiania spraw

- usprawnianie struktur organizacyjnych jednostek i komórek

- doskonalenie metod pracy biurowej

- zastosowanie doskonalszej organizacji pracy kierowniczej

- zastosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej

- racjonalizowanie gospodarki pomieszczeniami biurowymi

b) usprawnienia dotyczące pracowników

- właściwy dobór pracowników

- podnoszenie kwalifikacji pracowników

-troska o właściwe stosunki międzyludzkie

Usprawnienie pracy administracyjno-biurowej przyczynia się do wzrostu wydajności pracy, zmniejszenia pracochłonności, uproszczenia trybu załatwiania spraw, oszczędności materiałów biurowych oraz sprawiedliwości i kultury obsługi interesantów.

Większość czynności biurowych wykonywana jest przy użyciu nowoczesnych środków technicznych. Zastosowanie tych urządzeń ułatwia wykonywanie czynności biurowych, przyspiesza je, zwiększa precyzję i estetykę prac, umożliwia zastosowanie nowoczesnych rozwiązań techniczno organizacyjnych. Ze względu na zastosowanie środki techniczne dzielimy na:

a) środki techniki korespondencyjnej

b) środki łączności

c) środki liczenia

d) środki do reprografii dokumentów

e) środki do przechowywania dokumentów

Środki techniki korespondencyjnej: obejmują maszyny i urządzenia służące do sporządzania korespondencji biurowej i wykonywania czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem pism. Zaliczmy do nich: komputer, maszyny do pisania, dyktafony oraz urządzenia do frankowania (opłata pobraniowa), składania pism, kopertowania, otwierania kopert, niszczarki dokumentów, gilotyny, obcinarki, bindownice, termo-bindownice (sklejarki), laminarki.