TECHNOLOGIA : Zasady działania i obsługi urządzeń biurowych

Temat: Zasady działania i obsług urządzeń biurowych.

I Urządzenia telefoniczne

1.Aparat telefoniczny jest najstarszym urządzeniem używaniem jako środek łączności na szeroką skalę, Umożliwia przekazywanie i otrzymywanie informacji słownych od różnych abonentów bez względu na odległość. Nowoczesny aparat telefoniczny ma wiele funkcji które ułatwiają przekaz informacji, a należą do nich: tryb miejscowy (funkcja nie dopuszcza do uzyskiwania połączeń między miastowych), wbudowany głośnik (umożliwia rozmowy w tym konferencje na odległość bez użycia słuchawki sp-phone), jednoklawiszowe lub skrócone wybieranie numeru – wbudowana pamięć, elektroniczny hold (umożliwia zatrzymanie rozmowy która zostanie podjęta przez podniesienie słuchawki, naszego aparatu lub innego wewnętrznego holdu), wybieranie numeru bez podnoszenia słuchawki, łączenie rozmów wewnętrznych – Flash, wyciszenie głosu – mute, powtarzanie ostatniego wybranego numeru – Redial, regulowanie poziomu dżwięku głośnika – Volume.

2.Telefaks, czyli faks – jest to urządzenie, które pozwala transmitować na odległość kopię informnacji graficznej (mapy, zdjęcia, rysunki), a także informacje tekstowe (rękopisy, druki) przy zastosowaniu sieci telefonicznej.

Fukncje faksu:

-kserokopiarka – kopiuje oryginalny dokument

-automatyczna sekretarka – przyjmuje informacje bez nadzoru przez 24/h

-aparat telefoniczny - umożliwia przekazanie informacji słownej

-listonosz – przysyła i dostarcza informacje, zastępując pocztę.

Cechy faksu:

-niezwykle prosty w użyciu

-transmituje każdy obraz graficzny i tekstowy

-daje możliwość transmitowania dużej ilości informacji

-krótki czas transmisji, dokument formatu a4 przesyła w czasie ok 20s

-niskie koszty eksploatacji

-przesłanie dokumentu formatu a4 kosztuje tyle samo, co jeden impuls telefoniczny

-kompatybilność, zgodność funkcjonowania na podstawie jednego międzynarodowego standardu

Zastosowanie telefaksów:

-w instytucjach i firmach do pilnej wymiany korespondencji

-w meteorologii do transmitowania sygnałów satelitarnych, z których powstają pokrywy chmur

-w radiologii do przesyłania radiogramów, w celu ekspertyzy szpitalnej i klinicznej

-w agencjach prasowych do wysyłania zdjęć z odległych zakątków świata.

3.Kserokopiarka – to urządzenie zaliczane do grupy środków, służące do reprografii dokumentów. Reprografia jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków komunikacji wizualnej, służącą głównie do czynności handlowych
i administracyjnych. Słowo reprografia jest spólną nazwą różnych technik odtwarzania informacji. Do technik reprografii zaliczamy: powielanie dokumentów, reprodukowanie rysunków i planów technicznych, kopiowanie dokumentów, drukowanie dokumentów małej poligrafii, mikrofilmowanie i fotografowanie. Technika ksero-kopiowania – najszersze zastosowanie znalazła w pracach biurowych głownie dzięki swoim zaletom, a mianowicie: można skserować każdy rodzaj bez względu na formę graficzną. Obraz można powiększyć albo pomniejszyć, jakość uzyskiwanej kopi jest bardzo dobra, kopiowanie nie wymaga prac przygotowawczych, kopie otrzymujemy w krótkim czasie ok 20-30 kopi
na minute, jest funkcjonalne i łatwe w obsłudze.

4.Zasady bph obowiązujące przy użytkowaniu oraz obsłudze sprzętu i urządzeń biurowych.

Prawidłowa obsługa i regulacja przeprowadzona zgodnie z zaleceniami delikwenta mają zasadniczy wpływ na długotrwałą i niezawodną eksploatację każdego urządzenia biurowego. W eksploatacji i obsłudze urządzeń powinny być stosowane materiały zgodne z zaleceniami wytwórcy. Samodzielne manipulowanie, naprawianie lub stosowanie materiałów niezalecanych przez producenta może ograniczyć trwałość urządzania lub
je uszkodzić. Właściwie wykonaną obsługę lub naprawę może zapewnić odpowiednio przeszkolony i wyposażony personel techniczny Zalecenia eksploatacyjne, informacje dotyczące budowy urządzania oraz dokładne omówienie funkcji zawarte są w instrukcjach obsługi .

Instrukcje obsługi stanowią kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego działania urządzeń technicznych, dlatego powinny być zawsze w pobliżu urządzenia, którego dotyczą.

Większość urządzeń technicznych "nie lubi":

-wody i wilgoci

-wysokiej lub niskiej temperatury

-gwałtownych zmian temperatury

-zszywek spinaczy lub innych metalowych przedmiotów w swoim otoczeniu

-kurzu, gęstego dymu papierosowego, wibracji mechanicznych lub wstrząsów

-ciężkich przedmiotów na obudowach innych urządzeń generujących silne pole magnetyczne

-wyłączania zasilania w trakcie pracy.

TECHNOLOGIA BIUROWA Temat 3: Normy regulujące stosunki w biurze.

Temat: Normy regulujące stosunki w biurze.

SAVOIR-VIVRE- zasady dobrego postępowania.

Życie społeczne regulowane jest przez normy prawne, normy moralne oraz reguły obyczajowe.

Normy prawne to zasady postępowania ustanowione przez organy władzy państwowej i uznane przez nie za obowiązujące. Są one wyrażone w przepisach prawnych poklasyfikowane i ujęte w logiczne całości stanowiąc m.in. prawo karne, cywilne, rodzinne i opiekuńcze, rolne, wyznaniowe, prawo pracy, prawo administracyjne i inne. Za naruszenie norm prawnych stosowane są sankcje w formie grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności, zakazów postępowania, upomnień, naganny, czy zwolnienie z zajmowanego stanowiska.

Normy prawne chronią ustawy ustroju państwa, przyczyniają się do jego rozwoju, zapewniają bezpieczeństwo a przede wszystkim regulują stosunki między ludzkie.

Normy moralne pomagają egzekwować normy prawne powstałych w wyniku (z punktu moralnego) doświadczeń licznych pokoleń określają wzajemne obowiązki w danym społeczeństwie a u ich podstaw leży ocena moralna- dobry czy zły.

Reguły obyczajowe są ważnym uzupełnieniem norm prawnych i norm moralnych opierają się na tradycji, a dotyczą ogłady towarzyskiej, sposobu bycia człowieka, jego wyglądu zewnętrznego, a nawet kultury spożywania posiłku. Obejmują one w postępowaniu w kontaktach między ludzkich przyjmowanie gości i interesantów ubiór, czystość i higienę, zachowanie się w pracy, urzędzie, samochodzie, tramwaju, na ulicy, umiejętność prowadzenia rozmów, urządzenie mieszkania, organizacja miejsca pracy, ruchy i odruchy. Ponadto możemy do nich zaliczyć umiejętność opanowanie niechęci, uprzedzeń nieujawniania złego humoru oraz takie cechy jak dyskrecja, umiejętność słuchania, punktualność, skromność i uprzejmość. Przestrzeganie reguł obyczajowych nie zmienia warunków życia, ale czyni je przyjemniejszym. 

 (film)

TECHNOLOGIA BIUROWA Temat 2: Charakterystyka pracy biurowej.

Temat: Charakterystyka pracy biurowej.

I Biuro jako miejsce wykonywania czynności administracyjno - biurowych

Biuro- odpowiednio przystosowane pomieszczenie przeznaczone do opracowywania informacji niezbędnych do podjęcia decyzji, sporządzania dokumentów i pism, zbierania informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji,

ich rejestrowania, klasyfikowania i przechowywania np. dział planowania, finansowania księgowych, czy obsługi interesantów.

II Czynności administracyjno-biurowe o ich zakres

1. Czynności biurowe są związane z przyjmowaniem informacji z zewnątrz, jej obiegiem wewnątrz biura, przechowywaniem, przetwarzaniem i wysyłaniem jej na zewnątrz.

Typowe czynności administracyjno-biurowe polegają na:

a) liczeniu, pisaniu, rejestrowaniu

b) prowadzeniu i opracowaniu korespondencji

c) sporządzania maszynopisu

d) powielania i kopiowania dokumentów

e) gromadzeniu, klasyfikacji, przechowywaniu dokumentów

f) opracowywaniu materiałów wewnętrznych

2. Czynności administracyjno-biurowe są:

a) powszechne - występują w każdej jednostce organizacyjnej

b) masowe - zbiurokratyzowane życie społeczno-gospodarcze

c) typowe - polegają na obsłudze interesantów, informowaniu, liczeniu, pisaniu itp.

d) powtarzające się - codziennie lub prawie codziennie powtarzają się te same czynności.

3. Praca administracyjno-biurowa pełni rolę pomocniczą w stosunku do działalności produkcyjnej, usługowej, czy handlowej. Natomiast w administracji państwowej i samorządowej prace administracyjno-biurowe stanowią działalność podstawową.

4. W celu prawidłowej realizacji zadań, praca powinna być ciągle usprawniana.

Wyróżnia się dwie podstawowe grupy usprawnień:

a) usprawnienia dotyczące organizacji pracy biurowej

-dostosowanie przepisów regulujących tryb załatwiania spraw

- usprawnianie struktur organizacyjnych jednostek i komórek

- doskonalenie metod pracy biurowej

- zastosowanie doskonalszej organizacji pracy kierowniczej

- zastosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej

- racjonalizowanie gospodarki pomieszczeniami biurowymi

b) usprawnienia dotyczące pracowników

- właściwy dobór pracowników

- podnoszenie kwalifikacji pracowników

-troska o właściwe stosunki międzyludzkie

Usprawnienie pracy administracyjno-biurowej przyczynia się do wzrostu wydajności pracy, zmniejszenia pracochłonności, uproszczenia trybu załatwiania spraw, oszczędności materiałów biurowych oraz sprawiedliwości i kultury obsługi interesantów.

Większość czynności biurowych wykonywana jest przy użyciu nowoczesnych środków technicznych. Zastosowanie tych urządzeń ułatwia wykonywanie czynności biurowych, przyspiesza je, zwiększa precyzję i estetykę prac, umożliwia zastosowanie nowoczesnych rozwiązań techniczno organizacyjnych. Ze względu na zastosowanie środki techniczne dzielimy na:

a) środki techniki korespondencyjnej

b) środki łączności

c) środki liczenia

d) środki do reprografii dokumentów

e) środki do przechowywania dokumentów

Środki techniki korespondencyjnej: obejmują maszyny i urządzenia służące do sporządzania korespondencji biurowej i wykonywania czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem pism. Zaliczmy do nich: komputer, maszyny do pisania, dyktafony oraz urządzenia do frankowania (opłata pobraniowa), składania pism, kopertowania, otwierania kopert, niszczarki dokumentów, gilotyny, obcinarki, bindownice, termo-bindownice (sklejarki), laminarki.

TECHNOLOGIA BIUROWA Temat 1: Charakterystyka czynności administracyjnych

Temat: Charakterystyka czynności administracyjnych

I Jednostki organizacyjne mogą prowadzić działalność:

1. Gospodarczą, wyróżniamy przedsiębiorstwa:

-produkcyjne

- usługowe

- handlowe

2. Socjalno - kulturową, oświatową:

-szpitale, szkoły

-kina, teatry

-ośrodki turystyczne i sportowe

-domy opieki

-instytuty badawczo-naukowe

3. Finansową:

-banki, giełda

-zakłady ubezpieczeń społecznych

-urzędy skarbowe

4. W zakresie administracji państwowej i samorządowej oraz wymiaru sprawiedliwości

-sądy, kancelarie adwokackie, biura adwokackie

- biura notarialne

- urzędy

5. Związaną z obroną narodową i bezpieczeństwem publicznym

-policja, straż miejska

-straż pożarna

-straż graniczna

-wojsko

II Organizacja jako podstawowy warunek sprawnej działalności gospodarczej.

Istota organizacji polega na współdziałaniu elementów składowych danej jednostki organizacyjnej.

III Podział pracy polega na tym, że ogół zadań jednostki organizacyjnej dzieli się na zadania cząstkowe, które przydziela się realizacji pracowników lub grupie pracowników. W wyniku takiego podziału zadań powstają określone stanowiska pracy lub komórki organizacyjne.

IV Stanowisko pracy i komórka organizacyjna.

Stanowiskiem pracy - jest odpowiednio wyposażone miejsce pracy, w którym jeden pracownik wykonuje określone zadanie. Stanowiska pracy wykonujące te same lub podobne zadania łączy się w komórki organizacyjne, którymi kierują wyznaczeni pracownicy.

Komórka organizacyjna - stanowi grupę lub zespół stanowisk pracy wyposażonych w odpowiednie środki, kierowana przez jednego zwierzchnika, wykonująca określone zadania.

V Więzi organizacyjne i struktura organizacyjna.

Pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi występują więzi organizacyjne. Są to wszelkiego rodzaju powiązania i zależności. W ten sposób powstaje struktura organizacyjna danej jednostki

Struktura organizacyjna każdej jednostki określa:

-organy zarządzające i stanowiska kierujące

-zakres działania komórek i stanowisk

-więzi organizacyjne pomiędzy organami zarządzającymi, stanowiskami kierowniczymi, samodzielnymi oraz komórkami.